EVALUASI SARANA TEMU KEMBALI PERPUSTAKAAN


1
Tugas Mata Kuliah Organisasi Informasi
EVALUASI SARANA TEMU KEMBALI PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI EKONOMI ISLAM TAZKIA
Oleh :
Sofiyan Sauri
NPM 0706307046
Program Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia
Depok 2008
2
DAFTAR ISI :
Bab I : Pengelolaan sarana temu kembali
1.1 Pendahuluan 3

1.2 Pengelolaan sarana temu kembali buku teks 3
1.3 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi majalah 6
1.4 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi jurnal 7
1.5 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi digital 7
1.6 Pengelolaan sarana temu kembali karya ilmiah 7
Bab II : Analisis kinerja sarana temu kembali 9
2.1 Pembuatan wakil ringkas dokumen 9
2.2 Evaluasi kinerja sarana temu kembali 11
2.2.1 Software Athenaeum Light 11
2.2.2 Evaluasi sarana temu kembali untuk karya non-buku 14
Daftar pustaka 16
3
BAB I
PENGELOLAAN SARANA TEMU KEMBALI
1.1 Pendahuluan
Perpustakaan STEI Tazkia berdiri sejak tahun 2001 bersamaan dengan dimulainya
perkuliahan untuk mahasiswa angkatan pertama STEI Tazkia. Perpustakaan STEI
Tazkia merupakan unit informasi yang berada di bawah naungan STEI Tazkia. Sebagai
perpustakaan akademik, koleksi perpustakaan STEI Tazkia didominasi oleh koleksi
yang berhubungan dengan koleksi-koleksi yang bersifat akademis. Koleksi utama STEI
Tazkia adalah koleksi yang berhubungan dengan ekonomi syariah (asuransi, perbankan,
investasi, zakat,manajemen, pemasaran, kewirausahaan, dan akuntansi) yang memiliki
proporsi 65 % dari total koleksi perpustakaan. Selain koleksi yang berhubungan dengan
ekonomi syariah, koleksi perpustakaan STEI Tazkia juga berisi koleksi ekonomi
konvensional, dan koleksi yang berhubungan dengan agama Islam.
Skema koleksi yang ada di Perpustakaan STEI Tazkia adalah sebagai berikut :
a. Buku teks berjumlah 3758 judul /4704 eksemplar
b. Majalah berjumlah 25 judul/200 eksemplar
c. Jurnal berjumlah 44 judul / 118 eksemplar
d. Koleksi digital dan audio visual berjumlah 50 item
e. Karya ilmiah yaitu skripsi, tesis, dan disertasi berjumlah 111 judul
1.2 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi buku teks
Sistem penelusuran koleksi Perpustakaan STEI Tazkia adalah menggunakan
katalog elektronik. Sistem katalog elektronik ini terintegrasi di dalam sebuah
software perpustakaan yang bernama Athenaeum Light 8.5. Software ini dikeluarkan
oleh UPT Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia dan diperoleh secara gratis
melalui situs http://kali-indonesia.blogspot.com. Software ini dibangun oleh sebuah
software retail bernama Filemaker Pro 8.5 dan berbasis web. Software Athenaem
Light dipilih sebagai sarana temu kembali selain karena pengadaannya yang mudah
(gratis, dan open source) software ini juga memiliki beberapa keunggulan, yaitu :
a. Mampu menampung database hingga 8 Terrabyte (setara dengan 8000
Gygabyte)
4
b. Menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitu peminjaman, pengembalian,
dan perpanjangan.
c. Software ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasi
minim,yaitu Processor Intel P.II, RAM 64 MB, OS Windows / 95 / 98/ ME /
2000 / XP, dan hardisk minimum 5 GB.
d. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulir perpustakaan
(label, barcode, surat denda, dan sebagainya)
e. Menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapat dibackup dengan
mudah.
Dalam implementasi di lapangan, software ini menyediakan tiga opsi
pilihan login pengguna, yaitu administrator,librarian,dan user. Untuk pegawai
perpustakaan, pilihan login yang digunakan adalah administrator dan librarian,
sedangkan untuk pengunjung perpustakaan, menggunakan login user. Untuk
login administrator dan librarian, pengguna dapat melakukan modifikasi
terhadap data yang terdapat pada software, sedangkan untuk login user,
pengguna hanya dapat melakukan penelusuran koleksi saja tanpa melakukan
modifikasi data.
Untuk dapat melakukan penelusuran data koleksi buku di perpustakaan,
pengguna harus melakukan langkah-langkah berikut :
1. Login
Pengguna harus melakukan login ke software Athenaeum Light dengan
mengetikkan password ”user” ke kotak yang tersedia.
2. Pilihan menu
Pengguna memilih menu ”pencarian” di sistem
5
3. Menu pencarian
Di menu pencarian, pengguna dapat memilih tingkat pencarian, sesuai dengan
tingkat relevansi yang diinginkan. Untuk pilihan pencarian yang sifatnya umum,
pengguna dapat memilih menu pencarian ”easy”, sedangkan untuk pilihan pencarian
yang sifatnya khusus, maka pengguna dapat memilih menu pencarian ”detail”.
6
Menu pencarian ”easy” adalah menu pencarian yang memungkinkan
pengguna untuk menelusuri koleksi berdasarkan titik akses judul, nama
penanggungjawab, subjek, dan nomor panggil. Menu pencarian ”detail” adalah
menu pencarian yang memungkinkan pengguna menelusuri koleksi secara lebih
khusus berdasarkan field yang tersedia di katalog, misalnya item Id, tipe item,
cover type, judul seri, kota terbit, penerbit, dan sebagainya.
1.3 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi majalah
Koleksi majalah yang ada saat ini di Perpustakaan STEI Tazkia sebagian besar
merupakan koleksi yang erat kaitannya dengan ekonomi dan dunia Islam. Untuk
mengolah koleksi majalah ini, pihak perpustakaan membuat indeks majalah yang
berisi tanggal terbit, nama majalah, dan judul headline majalah. Hal ini dilakukan
untuk melakukan identifikasi awal terhadap keberadaan majalah sehingga pengguna
dapat melakukan pencarian.
Selain dengan menggunakan indeks, pengguna juga biasa melakukan pencarian
majalah dengan langsung menuju ke rak koleksi, karena rak koleksi khusus majalah
disusun sesuai dengan jenis majalah. Ada 3 jenis klasifikasi majalah yang dibuat,
yaitu majalah bidang ekonomi, majalah keislaman, dan majalah berbahasa asing.
7
Pembagian ini dilakukan karena masing-masing klasifikasi memiliki pembacanya
sendiri.
1.4 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi jurnal
Untuk saat ini, pengelolaan sarana temu kembali bagi koleksi jurnal di Perpustakaan
STEI Tazkia masih belum rampung dilakukan. Hal ini disebabkan karena koleksi jurnal
di Perpustakaan STEI Tazkia masih relatif sedikit dan cenderung statis, selain itu
pengguna cenderung lebih memilih penelusuran koleksi jurnal langsung ke rak koleksi.
Sebagai langkah awal implementasi penggunaan sarana temu kembali untuk koleksi
jurnal, maka perpustakaan membuat daftar indeks jurnal yang berisi tanggal terbit, judul
jurnal, dan nomor edisi.
1.5 Pengelolaan sarana temu kembali koleksi digital
Keberadaan koleksi digital di Perpustakaan STEI Tazkia merupakan sarana
penunjang bagi pengguna dalam menelusuri informasi. Permintaan akan koleksi digital
di Perpustakaan STEI Tazkia masih minim sehingga pengelolaan koleksi digital di
lingkungan Perpustakaan STEI Tazkia saat ini masih bersifat tertutup. Untuk melakukan
penelusuran koleksi digital, mahasiswa dapat bertanya secara langsung kepada petugas
perpustakaan tentang suatu topik atau subjek, maka petugas akan langsung melakukan
pencarian di database perpustakaan mengenai koleksi digital. Untuk mempermudah
penelusuran koleksi digital, saat ini perpustakaan melakukan klasifikasi koleksi digital,
yaitu koleksi digital yang merupakan software penunjang perkuliahan, dan koleksi
digital yang berupa format tertentu, misalnya *pdf, *doc, *mp3, *wmv, *dat, maupun
koleksi digital dalam format video betamax.
1.6 Pengelolaan sarana temu kembali karya ilmiah
Definisi karya ilmiah di Perpustakaan STEI Tazkia adalah koleksi yang diterbitkan
di lingkungan akademis (skripsi,tesis, disertasi, laporan penelitian)dan koleksi yang
bersifat data primer, yaitu koleksi yang diterbitkan dari hasil seminar, penelitian,
simposium, workshop, dan sebagainya. Perpustakaan memandang perlu untuk memberi
perlakuan khusus pada koleksi ini karena pengadaannya yang relatif sulit. Koleksi karya
ilmiah di Perpustakaan STEI Tazkia seperti halnya dengan koleksi buku teks, juga
mengalami proses pengolahan. Untuk membedakan antara koleksi buku teks dan
koleksi karya ilmiah, maka perpustakaan memberikan kode ekstensi ”Ref.” di setiap
nomor panggil koleksi karya ilmiah.
8
Untuk membantu pengguna dalam menelusuri koleksi karya ilmiah, pihak
perpustakaan menggunakan dua sarana temu kembali, yaitu indeks karya ilmiah dan
software Athenaeum Light. Indeks karya ilmiah secara spesifik hanya mencantumkan
daftar judul skripsi, tesis, dan disertasi atas dasar permintaan pengguna yang
menginginkan daftar judul skripsi dibuat dalam daftar khusus. Sedangkan untuk
database karya ilmiah yang terdapat pada software Athenaeum Light berfungsi untuk
memudahkan pengguna menelusuri koleksi karya ilmiah yang berada pada rumpun
subjek tertentu (misalnya rumpun subjek perbankan, asuransi, pemasaran, dan
sebagainya).
9
BAB II
ANALISIS KINERJA SARANA TEMU KEMBALI
2.1 Pembuatan wakil ringkas dokumen
Sarana temu kembali di dalam sebuah unit informasi, dalam hal ini yaitu
perpustakaan, merupakan sebuah perangkat yang disediakan oleh penyedia layanan
untuk memberikan akses yang memadai pada penggunanya dalam menelusuri informasi
yang diinginkan. Untuk mendukung kinerja sarana temu kembali, maka penyedia
layanan harus membuat wakil ringkas dokumen dari setiap dokumen yang ada.
Kegiatan yang dilakukan untuk membuat wakil ringkas dokumen disebut dengan proses
pengindeksan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat wakil ringkas
dokumen adalah melalui tahap pengatalogan deskriptif dan pengindeksan subjek.
Tahapan pengatalogan deskriptif meliputi kegiatan deskripsi bibliografi dan penentuan
tajuk, sedangkan tahapan pengindeksan subjek meliputi kegiatan analisis subjek dan
penerjemahan.
Dalam membuat wakil ringkas dokumen, Perpustakaan STEI Tazkia
menerapkan prosedur standar yang mengadopsi standar proses pengindeksan. prosedur
standar pembuatan wakil ringkas dokumen di Perpustakaan STEI Tazkia adalah :
10
Flowchart
Aktivitas Keterangan
-sumber data
-kegiatan
-pedoman
OUTPUT
Keterangan :
Proses pengindeksan dibagi dalam 2 kegiatan, yaitu pembuatan
deskripsi dan analisis subjek. Pembuatan deskripsi bibliografi dilakukan
dengan menggunakan halaman judul dokumen sebagai sumber data, atau KDT
apabila unsur tersebut ada dalam dokumen. Kegiatan analisis subjek dilakukan
dengan menggunakan KDT, daftar isi, dan isi dokumen sebagai sumber data.
Halaman
judul, KDT
Dokumen
KDT, daftar isi,
isi dokumen
Pembuatan
deskripsi
bibliografi
Analisis subjek
AACR2 Terjemahan DDC 21, bagan
klasifikasi Departemen
Agama, indeks relatif
Buram katalog
OPAC
Desripsi
bibiografi
dokumen
Nomor panggil
11
Dua jenis kegiatan ini dilakukan dengan mengacu pada buku AACR2
untuk kegiatan deskripsi bibliografi dan DDC 21 untuk kegiatan analisis
subjek. Hasil akhir dari dua kegiatan ini adalah deskripsi bibliografi dokumen
dan nomor panggil.
Tahapan berikutnya adalah penulisan buram katalog yang berisi
deskripsi bibliografi dokumen dan nomor panggil. Buram katalog ini digunakan
sebagai dokumen pencatat yang akan diinput ke dalam sarana temu kembali.
Apabila mengacu pada standar pengindeksan, prosedur standar yang
diterapkan dalam membuat wakil ringkas dokumen di Perpustakaan STEI
Tazkia memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan :
KELEBIHAN KELEMAHAN
– proses pengindeksan praktis sehingga
mempercepat penempatan koleksi di rak
– wakil ringkas dokumen ditampilkan dalam
bentuk OPAC sehingga lebih mudah diakses
– bagan klasifikasi tidak kompleks karena
menggunakan ringkasan DDC 21 versi
Indonesia sehingga tidak mempersulit
pengguna dalam menelusuri dokumen
-proses pengindeksan tidak mencantumkan
tahapan penentuan tajuk entri sehingga akan
mempengaruhi proses temu kembali dokumen
-wakil ringkas dokumen hanya ditampilkan
dalam satu format saja
-panduan pengklasifikasian dokumen masih
sederhana, perpustakaan akan mengalami
masalah apabila jumlah subjek dan koleksi
bertambah banyak.
2.2 Evaluasi kinerja sarana temu kembali
2.2.1 Software Athenaeum Light
Sebagai sebuah alat yang merupakan bagian terpenting dari sebuah unit
informasi, sarana temu kembali harus dapat diuji dan dinilai kinerjanya. Sebuah sarana
temu kembali tidak akan lepas dari permasalahan yang dihadapi, sehingga secara tidak
langsung dapat mempengaruhi kinerja dan evaluasi yang akan dilakukan terhadap
sarana temu kembali tersebut. Sebuah sarana temu kembali dituntut untuk mampu
menunjukkan hasil pencarian yang merupakan bagian penting dari sebuah dokumen,
dan mampu mengeliminir cantuman pencarian yang tidak relevan dengan dokumen
yang diinginkan, contohnya pada logika Boolean (”AND”, ”OR”, ”NOT”).
12
Evaluasi terhadap sebuah sarana temu kembali juga dapat dilakukan dengan
mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap hasil pencarian dokumen yang
diinginkan. Indikator yang digunakan bisa dilihat dari efisiensi waktu, ketepatan,
akumulasi pencarian, dan kemudahan penggunaan.
Untuk dapat melakukan evaluasi terhadap sebuah sarana temu kembali, perlu
dilakukan pemetaan terhadap komponen-komponen yang ada dalams ebuah sistem
informasi dan lingkungan yang mempengaruhinya. Salton (1984 : 159) memetakan
komponen-komponen tersebut sebagai berikut :
1. Pembelian dan kebijakan update pangkalan data.
Komponen ini menjelaskan parameter yang berhubungan dengan kebijakan update
pangkalan data dan waktu yang digunakan dalam memasukkan data koleksi dokumen
terbaru ke dalam sistem.
Software Athenaeum Light dalam parameter ini memiliki kemampuan update rekod
yang cepat. Athenaeum Light dapat diupdate setiap saat dengan hanya menambahkan
rekod baru satu per satu atau dengan melakukan migrasi data sekaligus untuk rekod
dalam jumlah besar. Update rekod ini juga bersifat runtime, artinya rekod akan otomatis
tersimpan tanpa harus menggunakan perintah ”save”.
2. Format fisik dari dokumen yang diinput
Komponen ini menjelaskan bahwa format dokumen seperti ukuran dan jenis kertas
sangat berpengaruh dalam mengukur kinerja sarana temu kembali. Kelengkapan data
yang ada pada dokumen juga sangat mempengaruhi hasil pencarian. Software
Athenaeum Light mendukung proses penginputan dokumen berdasarkan field yang
lebih spesifik. Misalnya, untuk dokumen yang tidak mencantumkan nama pengarang
buku utama, maka tersedia field yang berfungsi menampilkan nama pengarang asli atau
ilustrator.
3. Pengorganisasian dalam pencarian dokumen
Komponen ini menjelaskan pengaruh pengorganisasian dalam pencarian dokumen
proses pencarian, yang meliputi waktu respon pada saat pencarian dokumen, usaha yang
dibutuhkan oleh operator sistem, dan kemungkinan keefektifan sistem.
Athenaeum Light memiliki kemampuan organisasi dokumen yang baik. Athenaeum
Light mampu memisahkan dokumen dalam format tertentu dengan memaksimalkan
field type of item. Dengan field ini, Athenaeum Light mampu menampilkan hasil
pencarian secara cepat dan efektif.
4. Bahasa Pengindeksan
13
Komponan bahasa pengindeksan terdiri dari susunan dari ketentuan-ketentuan yang
ada dan peraturan yang digunakan terhadap dokumen dan permintaan pencarian. Di
dalam proses pengindeksan, ketentuan-ketentuan yang digunakan dalam membuat wakil
ringkas dokumen diambil berdasarkan bahasa pengindeksan dan peraturan
pengindeksan yang berlaku. Parameter yang digunakan adalah ketuntasan dan
kekhususan dalam bahasa pengindeksan. Ketuntasan dalam bahasa pengindeksan
mengandung ketentuan yang mencakup seluruh area subjek yang disebutkan pada
koleksi, sedangkan kekhususan bahasa pengindeksan menunjukkan tingkat ketepatan
dan kedekatan makna dari subjek yang dicari.
Athenaeum Light menyediakan field yang berisi subjek dari koleksi yang ada di
perpustakaan. Athenaeum Light juga mampu mengklasifikasi dokumen berdasarkan
subjek-subjek tertentu.
5. Operasi Pengindeksan
Kegiatan pengindeksan dalam sebuah perpustakaan sangat mempengaruhi kinerja
sebuah sarana temu kembali. Diperlukan personil yang terlatih dalam mengoperasikan
pedoman-pedoman pengindeksan sehingga proses pengindeksan dapat berjalan dengan
konsisten.
Tingkat ketepatan dalam pengklasifikasian subjek pada Athenaeum Light sangat
dipengaruhi oleh ketaatasasan dari perpustakaan dalam menentukan pengawasan dan
pengendalian tajuk subjek.
6. Operasi Pencarian
Komponen operasi pencarian merupakan parameter yang digunakan untuk
mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan pengguna terhadap sarana temu kembali.
Variabel yang ditanyakan adalah field-field apa yang harus ditambahkan pada sarana
temu kembali, dan bagaimana pandangan pengguna terhadap respon sarana temu
kembali ketika dilakukan pencarian dokumen.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna terhadap field-field baru yang ingin
ditampilkan dari sebuah sarana temu kembali,maka harus dilakukan modifikasi terhadap
sarana temu kembali. Athenaeum Light merupakan sebuah sarana temu kembali yang
bersifat open script, artinya sarana ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dari
unit informasi.
7. Format Hasil Pencarian
Format hasil pencarian dalam sebuah sarana temu kembali mempengaruhi jumlah
keinginan pengguna terhadap hasil pencarian dan kepuasan sesaat terhadap hasil
14
pencarian. Semakin spesifik format hasil pencarian yang ditampilkan, semakin mudah
bagi pengguna dalam menyelesaikan pencariannya.
Athenaeum Light dalam komponen ini mampu menampilkan katalog dengan
menampilkan cover koleksi yang dicari. Dengan adanya fasilitas ini, maka pengguna
akan semakin mudah dalam menelusuri dokumen yang diinginkan.
2.2.2 Evaluasi sarana temu kembali untuk karya non-buku
Sarana temu kembali yang digunakan di Perpustakaan STEI Tazkia untuk karya
non-buku dalam hal ini majalah, jurnal, koleksi digital dan audiovisual, dan karya
ilmiah adalah berupa indeks. Indeks ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access.
Untuk dapat mengukur keefektifan sarana temu kembali dengan indeks ini, dapat dilihat
dari kelebihan dan kelemahannya :
KELEBIHAN KELEMAHAN
-Indeks ini dibangun dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Access
dan bersifat run-time.
-Aplikasi Microsoft Access sangat rentan
dijadikan pangkalan data yang bersifat
portable (dapat dipindah) karena beberapa
sistem tidak kompatible dengan versi-versi
15
-Aplikasi dapat diekspor ke dalam
berbagai format, seperti .xls, .csv, .dbf,
dan sebagainya
-Pengguna masih awam terhadap aplikasi
Microsoft Access.
tertentu.
– Sarana pencarian masih sederhana,
apabila koleksi bertambah banyak maka
akan menyulitkan pengguna.
-Field yang tersedia belum mencukupi
untuk menampilkan hasil pencarian
16
DAFTAR PUSTAKA


• Salton, Gerrard; Michael J.Mc. Gill. Introduction to modern information
retrieval. Singapore: Mc. Graw-Hill, 1984
• Taylor, Arlene G. Wynar’s Introduction to cataloguing and classification.
Englewood: Libraries Unlimited, 2004

5 thoughts on “EVALUASI SARANA TEMU KEMBALI PERPUSTAKAAN

  1. sofijan

    Mas Tarto, thanks ya artikelku udah dimuat, tapi sungguh, artikel ini masih banyak kekurangannya, mohon maaf kepada teman2 apabila ada hal2 yg membingungkan, silakan posting di milis toolib saja. Mudah2an bs mendapat masukan juga dari member lain.

    Balas
    1. amel

      mas.. mau tanya donk.. kalo mau dapet teori dari gerrad salton (Introduction to modern information
      retrieval) itu dr mana??? saya mintak donk file nya ato link di internetnya,, hehehehe
      saya mhon bantuannya ya…:D😀😀
      blz ke email aja tQ.

      Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s