Manual Ganesha Digital Library 4.2


Manual Ganesha Digital Library 4.2
2
1. PENDAHULUAN
Ganesha Digital Library
GDL merupakan suatu sofware perpustakaan digital yang dikembangkan
oleh Knowledge Management Research Group (KMRG) Institut Teknologi
Bandung dengan tujuan untuk memanfaatkan modal intelektual (intelectual
capital) dari civitas akademika ITB yang meliputi artikel, jurnal, tugas akhir,
thesis, disertasi, hasil penelitian, expertise directory dan lain-lain.
IDLN – Indonesia Digital Library Network
IDLN merupakan suatu jaringan perpustakaan digital di Indonesia yang
memiliki misi untuk mengelola ilmu pengetahuan bangsa Indonesia dengan
cara yang mudah, murah dan bisa diikuti oleh siapapun, juga untuk
membudayakan tradisi knowledge sharing menuju terciptanya masyarakat
madani berbasis ilmu pengetahuan. Tujuannya adalah untuk dapat
meningkatkan kualitas lulusan perguruan tinggi di Indonesia dan
meningkatkan pemanfaatan hasil-hasil penelitian di lingkungan perguruan
tinggi maupun lembaga-lembaga penelitian. Tujuan ini diharapkan dapat
tercapai dengan membangun upaya bersama untuk saling berbagi
intellectual capital antar institusi melalui program ini. IDLN sendiri sudah
hadir di internet dengan alamat URL http://www.indonesiadln.org. Situs ini
diharapkan akan berkembang menjadi jaringan nasional perpustakaan
digital yang menyajikan tugas akhir, thesis, disertasi, hasil penelitian dan
expertise directory.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
3
2. MANAJEMEN USER
2.1 Klasifikasi User
User GDL ini dibagi atas 5 (lima) tipe dengan fungus dan hak akses
yang berbeda-beda, diantaranya adalah :
a. Guest
Merupakan user yang tidak login ke aplikasi GDL. User ini dapat
meng-explore digital library tetapi hanya sebatas metadata. Guest
juga dapat meng-upload file yang akan disimpan dalam sub-folder
/Top/Temporary
b. Public
Merupakan user yang telah melakukan registrasi dan telah
diaktifkan. Otoritas yang dimiliki meliputi browsing, searching, view
article sampai dengan file versi lengkapnya.
c. Editor
Merupakan member yang bertanggung jawab terhadap pemuatan
berita di GDL. Otoritas editor hampir sama dengan member, dimana
editor dapat memasukkan berita yang akan dimuat di GDL.
d. Chief Knowledge Officer (CKO)
Merupakan member yang mempunyai tanggung jawab untuk
mengelola isi dari digital library. CKO dapat mengelola metadata, file
maupun struktur digital library yang berada dibawah otoritasnya.
e. Admin
Merupakan member yang mempunyai otoritas paling tinggi dari useruser
lainnya. Superuser ini dimiliki seorang administrator yang
bertanggung jawab untuk mengelola server GDL.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
4
2.2 Registrasi dan aktivasi
Untuk menjadi public, editor, CKO, bahkan admin, maka semua user
harus melakukan registrasi terlebih dahulu, yang selanjutnya akan
diberi klasifikasi tipe user oleh admin. Pilih menu Registerasi pada
tampilan awal GDL 4.2 . Berbeda pada GDL versi sebelumnya, menu
Registerasi ini terdapat pada bagian atas tampilan awal. akan muncul
tampilan sebagai berikut :
M
a
k
C
a
C
a
tatan : Tanda * menyatakan bahwa field ini harus di-input
Email : Merupakan alamat email yang akan selalu
digunakan untuk login sebagai account.
Password : Inputkan password
Confirm password : Konfirmasi password, ketil ulang password diatas
Nama Lengkap : Inputkan alamat lengkap yg dapat dihubungi
Alamat : Alamat tempat tinggal
Kota : Kota tempat tinggal
Negara : Negara tempat tinggal
Institusi : Nama institusi anda
Pekerjaan : Pekerjaan saat ini
Submit : Daftar registrasi
Reset : Menghapus data-data yang telah diketik.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
5
Setelah seluruh form telah diisi dengan lengkap, klik Submit , akan
ditampilkan informasi untuk mengaktifkan account yang baru saja disubmit..
Proses mengaktifkan keanggotannya dilakukan dengan 2 (dua) cara,
yaitu :
a. Aktivasi yang dilakukan oleh administrator. Administrator mempunyai
otoritas untuk mengaktifkan atau menon-aktifkan member. Namun
aktivasi tipe ini disebabkan fasilitas pengiriman kode aktivasi pada
server digital library tidak aktif.
b. Aktivasi yang dilakukan oleh user. Apabila fasilitas pengiriman kode
aktivasi diaktifkan ( OS : Unix/Linux ), setelah melakukan registrasi
user akan dikirim email yang berisi kode aktivasi. Kode tersebut akan
digunakan untuk mengaktifkan keanggotaan melalui Confirm for
activation, klik mengaktifkan account untuk mengaktifkannya. Inputkan
email dan validation number anda pada form yang
tersedia.seperti tampilan berikut :
2.3 Login GDL
Login hanya bisa dilakukan pada server digital library dimana member
terregistrasi. Namun apabila ada link ke server digital library lainnya
setelah login, maka secara otomatis user akan mendapatkan otoritas
sebagai member. Pilih menu Login akan ditampilkan form sebagai
berikut :
Setelah melakukan login, setiap user mempunyai batas waktu. Apabila
dalam batas waktu tertentu tidak ada aktifitas maka secara otomatis
user tersebut akan keluar dari aplikasi dan untuk memulai harus login
kembali.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
6
2.4 Edit dan Delete User
Menghapus user yang sudah terdaftar hanya bisa dilakukan oleh Admin
melalui form User Administration , pilih menu Member akan ditampilkan
form sebagai berikut :
U
n
t
u
k
Untuk menghapus , klik Delete pada kolom Action pada user yang akan
dihapus. Untuk menghindari kesalahan , sebelum sebelum user tersebut
benar-benar dihapus akan dilakukan konfirmasi seperti tampilan dibawah
Menambahkan user juga dapatdapat dilakukan dengan cara klik menu
Member, lalu pilih menu Add Member. Lalu masukan data member yang
akan ditambahkan , setelah selesai klik Update.
Untuk melakukan perubahan data member termasuk aktivasi user, klik
Edit pada dikolom Action pada user yang akan diedit. Selanjutnya akan
ditampilkan form sebagaimana form registerasi.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
7
Password dan Confirm Password
Password dapat diganti dengan password baru dengan mengisikan
password baru tersebut ke kotak Password dan Confirm Password .
Apabila tidak ada perubahan, kosongkan kedua kotak isian tersebut.
Job
Pilih Job untuk user tersebut yaitu Public, Editor, CKO atau Admin.
Status
Status ini merupakan kode pengaktifan terhadap user tersebut .Pilih
Active untuk mengaktifkan keanggotaan user tersebut.
Lakukan perubahan melalui form tersebut untuk meng-edit data user
dan tekan tombol Up Date.
Merubah profile user juga dapat dilakukan sendiri oleh setiap user GDL
dengan cara pilih menu Member lalu pilih menu Edit my profile.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
8
3. GDL FUNDAMENTAL
3.1 Browsing
Digital library dapat di-explore melalui menu dan link-link yang telah
disediakan.
Fasilitas ini dapat digunakan untuk memilih dan berpindah-pindah
kategori atau sub-folder. Sub-folder terakhir merupakan posisi dimana
saat ini berada. Sehingga apabila upload metadata, metadata tersebut
akan berada pada folder saat ini
Fasilitas ini ditampilkan dihalaman sebelah kiri. Menu-menu ini dapat
digunakan untuk memilih fitur yang dimiliki digital library sesuai
dengan otoritas yang dimiliki user. Sehingga jumlah menu yang
ditampilkan akan berbeda untuk setiap tipe user.
Untuk meng-explore digital library dapat juga melalui form dibawah ini
:
Browse digital library dapat juga melalui fasilitas explorer, klik menu
Explorer
Manual Ganesha Digital Library 4.2
9
Melalui explorer dapat diketahui secara detail detail sub-folder dan
metadata, ditunjukkan seperti berikut ini :
3.2 Pencarian atau Searching
Untuk mempermudah dalam pencarian atau penelusuran, dapat
digunakan fasilitas pencarian. Input-kan kata kunci (kewword) untuk
pencarian dan gunakan sebanyak mungkin kata kunci agar pencarian
lebih tepat sesuai yang dikehendaki.
Pencarian dilakukan menggunakan logika “AND” dan tiap kata kunci
dipisahkan dengan spasi.
Apabila pencarian dilakukan dengan menggunakan kata kunci yang
tepat maka akan didapatkan metadata yang tepat sesuai dengan yang
diharapkan.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
10
Pencarian dapat juga dibatasi lebih spesifik berdasarkan tipe metadata,
dengan cara memilih menu Type , lalu pilih jenis metadata yang
sesuai.
Pencarian pun dapat dilakukan dengan cara lebih spesifik lagi, dengan
cara memilih menu Document .
GDL juga menyediakan fasilitas pencarian folder melalui
Explorer.Inputkan folder yang akan dicari pada kotak yang tersedia
dan enter
Manual Ganesha Digital Library 4.2
11
3.3 Download File
Download dapat dilakukan oleh user yang telah registrasi atau user
dari server GDL lain yang telah login dapat pula mendownload karena
adanya link dari server GDL lain tersebut. Metadata yang disertakan
filenya, akan tampak pada form metadata halaman paling bawah.
File akan ditempatkan pada form ini dibawah informasi kontributor. Untuk m
3.4 Upload Metadata
GDL 4.2 memberikan aturan atau batasan untuk melakukan upload
metadata sebagai berikut :
– Upload dibuat minimal oleh user editor yang bersangkutan
– Upload tidak bisa dilakukan dibawah Top kategori secara langsung,
apabila hal ini dilakukan maka secara otomatis metadata akan
masuk folder temporary
Sebelum meng-upload metadata atau file, perlu diperhatikan posisi
folder atau kategori. Pilih dan pastikan bahwa metadata akan
diupload pada lokasi yang benar.
Gambar di atas (Current Folder) menunjukan metadata akan di upload
pada folder/ kategori Top > BHMN-Consortium
Manual Ganesha Digital Library 4.2
12
Langkah-langkah untuk meng-upload metadata dan file adalah sebagai
berikut:
a. Pilih menu Upload/Edit , selanjutnya akan ditampilkan beberapa pilihan
tipe metadata, yaitu :
– Format dokumen standard
– Format gambar/ photo
– Format direktori SDM
– Format direktori organisasi
– Format komoditas e-mall
Tipe metadata ini dapat dirubah atau ditambahkan sesuai dengan
kebutuhan
b. Selanjutnya isikan metadata pada form metadata. Format pengisian
elemen-elemen metadata ini mengikuti standar Dewey Decimal
Clasification (DDC). Ada beberapa elemen yang opsional, tetapi ada
yang harus diisi yaitu ditandai dengan simbol asterik (*). Pada bagian
akhir form tersebut terdapat elemen Jumlah File. Elemen ini
menunjukkan jumlah file yang akan diupload menyertai metadata
tersebut.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
13
c. Setelah langkah ke-2, metadata sudah tersimpan dalam server.
Apabila ada file yang akan di-upload maka lanjutkan ke langkah 3
yaitu mengupload/memperbaharui file. Akan ditampilkan gambar
sebagai berikut :
Klik Browse… dan pilih file yang akan di-upload, masukkan deskripsi
apabila diperlukan, selanjutnya klik Submit.
3.5 Mengedit dan menghapus metadata
File dan metadata yang telah diupload dapat di-edit sesuai dengan
profil atau hak aksesnya..
Metadata
Metadata dapat di-edit dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih dan buka metadata yang akan diedit kemudian klik menu
Upload/Edit selanjutnya akan ditampilkan identifier metadata tersebut.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
14
2. Apabila metadata yang sudah ada akan dirubah, maka klik menu
[Edit] yang berada di baris Current Metadata. Edit elemen – elemen
metadata sesuai dengan yang dikehendaki, selanjutnya klik Submit.
File yang disertakan dalam metadata tersebut dapat diedit bahkan
dihapus, dengan cara :
1. Ubah / hapus angka yang terdapat pada kolom Number of file, lalu
tekan submit.
2. Selanjutnya akan keluar form Upload/Update file , dengan jumlah
kolom file sesuai dengan permintaan. Apabila akan menghapus file
yang sebelumnya sudah disertakan, maka klik [Delete] untuk
menghapus file tersebut.
GDL menyediakan cara lain untuk menghapus metadata, yaitu melalui
menu Eksporer, dengan cara :
1. Cari metadata yang akan dihapus.
2. Lalu klik Delete pada kolom Action metadata tersebut.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
15
3.6 Folder/Kategori
Menambah Folder
Kategori atau folder dapat ditambah maupun di-delete melalui menu
eksplorer. Untuk menambahkan folder dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
1. Pilih folder dimana folder baru akan ditambahkan. Misal : akan
ditambahkan folder baru dibawah kategori Journal
2. Perhatikan Path : Di bagian atas untuk memastikan bahwa folder baru
terletak di bagian bawahnya.
3. Tekan icon Add Folder untuk menambahkan folder baru, kemudian
isikan nama folder, setelah selesai klik Submit.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
16
3.7 Bookmark dan Request
User GDL dapat mengumpulkan metadata yang menjadi perhatianya
dengan memasukanya dalam Bookmark. Untuk melakukanya dengan
membuka metadata dan di bawah metadata klik Bookmark.
Selanjutnya metadata tersebut akan masuk ke dalam My Bookmark .
User GDL juga dapat melakukan Request pada pengelola GDL dengan
memberi tanda √___ di kolom No pada metadata yang diinginkan
kemudian tekan tombol Move To Request . Metadata tersebut akan
pindah ke User Request
Selanjutnya user menunggu respon dari CKO digital library tersebut.
Sedangkan CKO akan melihat Request dari user dari menu User
Request yang selanjutnya akan diberi komentar-komentar
Manual Ganesha Digital Library 4.2
17
3.8 Komentar pada metadata
Pada tampilan bagian bawah suatu metadata, pilih Give Comment
selanjutnya akan keluar form sebagai berikut :
D
a
n
selanjutnya akan dibuat forum diskusi yang berhubungan dengan
metadata tersebut dan disimpan dalam folder Discussion dibawah
folder Top . Isikan komentar-komentar yang berhubungan dengan
metadata tersebut lalu Ok.
3.9 Bahasa
Seperti versi sebelumnya, GDL 4.2 dapat di-set dalam dua bahasa
yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris . Perubahan bahasa dapat
dilakukan langsung melalui menu pilihan bahasa.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
18
3.10 Organisasi
Pada saat editor, CKO atau Admin mengupload metadata, maka
diperlukan data organisasi. Supaya data masuk ke dalam daftar
pilihan organisasi maka penambahan organisasi dilakukan melalui
Menu > Organization.
Apabila akan melakukan penambahan organisasi maka pilih menu
Add, dan akan keluar form seperti di bawah ini :
Isikan kolom nama organiasasi di atas, setelah selesai klik Add.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
19
4. DATA MANAJEMEN
4.1 Update Data Base Indeks
Tidak berbeda dengan GDL versi sebelumnya, GDL 4.2 masih
menggunakan search engine “SWISH-E” untuk melakukan proses
pencarian terhadap suatu metadata. SWISH-E tidak secara otomatis
melakukan proses index pada setiap metadata yang baru, sehingga
untuk meng update database index, harus dilakukan secara periodic.
Proses indeksing ini hanya dapat dilakukan oleh Admin.
Pada GDL 4.2 langkah melakukan indeks metadata dibuat lebih mudah,
yaitu dengan cara memilih menu Update Indeks di kolom menu utama,
lalu akan muncul form konfirmasi Update indeks.
Selanjutnya klik Yes,Update database indeks.
4.2 Publisher
Apabila suatu server merupakan suatu HUB , maka server tersebut
dapat membuat Publisher ID untuk server node dalam networknya.
Konfigurasi dibuatkan oleh Superuser , pilih menu Publisher, lalu
muncul form Publisher Management , dan isikan ID atau
nama publisher yang akan kita cari, lalu klik search.
Selain mencari ID publisher, superuser juga dapat menambahkan data
publisher ,dengan menekan menu publisher, lalu klik Add Publisher.
Maka akan keluar form seperti dibawah ini :
Manual Ganesha Digital Library 4.2
20
Catatan : Tanda * menyatakan bahwa field ini harus di-input
Setelah selesai mengisi form di atas, lalu klik Add.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
21
4.3 Sinkronisasi
Configuration
Untuk dapat berkomunikasi dengan server HUB yang dituju, dapat
dilakukan pengaturan pada menu “Configuration”, sehingga dapat
ditentukan target server HUB mana yang akan diHARVEST metadatanya.
Connection dan Disconection
Pilih menu Connection sehingga server akan menghubungi server target
sinkronisasi. Klik Disconnection untuk mengakhiri koneksi dengan server
target.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
22
Harvest Data
Fungsi ini untuk mengambil Identifier server yang terhubung dengan
server target. Hal ini harus dilakukan untuk melakukan sinkronisasi dan
metadata yang ada dapat diketahui asalnya.
Download Metadata Archive
Fungsi ini untuk mengambil dan mengirimkan metadata pada server
target sesuai dengan konfigurasi sinkronisasi.
Eksport Metadata
Eksport metadata merupakan proses menyimpan database server digital
library dalam bentuk file terkompresi yang akan disimpan dalam server.
PIlih menu Export Metadata selanjutnya akan ditampilkan form sebagai
berikut :
M
asukan Starting Date / tanggal awal metadata yang akan di eksport dan
ID dari publisher yang bersangkutan.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
23
Import Metadata
Untuk mengimport file metadata, pilih menu Import Metadata akan
ditampilkan form sebagai berikut :
• Step 1 : Pilih dan upload file metadata suatu server digital library
yang akan disinkronisasikan, selanjutnya akan ditampilkan
table dalam step .
• Step 2 : Pilih file metadata dalam table dan pada kolom Action
tekan Import, sedangkan untuk menghapus file metadata
dalam servertersebut pilih Delete
Manual Ganesha Digital Library 4.2
24
4.4 Migrasi dari GDL 4.0 ke GDL 4.2
Seperti GDL sebelumnya , GDL 4.2 menyertakan fasilitas untuk
melakukan migrasi dari GDL 4.0 ke GDL 4.2. Adapun langkah
penggunaanya dengan cara memilih menu Migration 4.0 to 4.2 , lakukan
secara berurutan mulai dari folder, metadata, file, user, bookmark, dan
publisher. Proses ini tidak dapat dilakukan secara acak , lakukan secara
berurutan untuk menghasilkan data yang diinginkan.
4.5 Configuration
Menu Configuration pada tampilan menu awal, terbagi atas dua yaitu
Server dan System.
Server
Server node dapat mengkonfigurasi Publisher ID melalui Server
Configuration. Isi kotak-kotak yang telah disediakan, setelah selesai
tekan Edit, file publisher tersebut akan terupdate.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
25
System
Konfigurasi system ini berfungsi untuk men set yang lebih condong pada
tampilan GDL 4.2. Konfigurasi ini dilakukan dengan cara mengisi kembali
kotak-kotak yang telah disediakan, setelah selesai tekan Edit.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
26
4.6 Folksonomi
Berbeda dengan GDL 4.0, pada GDL 4.2 terdapat tambahan fitur yaitu
Foksonomi. Fitur ini berfungsi untuk menampilkan teks subject dari
content metadata yang telah di upload oleh Editor, CKO, atau Admin.
Configuration
Dalam Menu Folksonomi , terdapat menu Configuration yang berfungsi
untuk mengkonfigurasi Folksonomi, dan konfigurasi ini dapat dilakukan
dengan cara memilih menu Folksonomi >Configuration, setelah selesai
tekan Save.
Stop Word
Menu Stop Word digunakan untuk menghentikan pemakaian kata pada
folksonomi. Dapat dilakukan dengan cara memilih Folksonomi > Stop
Word.
Masukan kata yang akan dihentikan pemakaianya pada kotak isian yang
terdapat di form Filtering Stop Word Management, setelah selesai lalu
tekan Add.
Manual Ganesha Digital Library 4.2
27
Update
Menu Update digunakan untuk memperbaharui Folksonomi. DApat
dilakukan pada form Folksonomi Management di bawah ini.

2 thoughts on “Manual Ganesha Digital Library 4.2

  1. Sahroni

    Mas, mau naya nih. Bagaimana caranya memperbesar kapasitas upload di GDL42, soalnya kalau file ukurannya agak besar misalnya 5 MB, error tuh! saya coba edit di php.ini, cuma belum berhasil.
    Oh ya, terima kasih bagan klasifikasi ringkasnya, lumayan ngga ngetik lagi, he…he…he…

    Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s